Virtuális asszisztens kisokos: VA tudnivalók A-tól Z-ig
Az elmúlt hónapokban rohamos tempóban lepték el a vállalkozói csoportokat a virtuális asszisztensek, akik különféle szolgáltatásokat kínálnak, jellemzően óradíjas elszámolásban. De kik azok a virtuális asszisztensek, és mit csinálnak pontosan? Kinek éri meg őket választani, és kinek nem ajánlott megbízni egy VA-t? Hogyan válassz virtuális asszisztenst? A cikkemben többek között ezekre a kérdésekre válaszolok.
Mielőtt belevágnék a kérdések megválaszolásába, fontos tisztázni, hogy kik is azokat a virtuális asszisztensek, röviden VA-k.
Mint a megnevezés is mutatja, ők lényegében „virtuális”, tehát távolról, elsősorban internetes illetve telefonos kapcsolattartás útján asszisztensi feladatokat ellátó vállalkozók. A virtuális asszisztensek általában óradíjas elszámolással dolgoznak, és gyakran konkrét óraszámban meghatározott csomagokat kínálnak a szolgáltatásaik között. Azaz az óraszám függvényében változik az óradíjuk is.
Összegezve:
A virtuális asszisztencia nem önálló szakma, de nem is egyenlő a klasszikus értelemben vett asszisztensi munkavégzéssel.
„Virtuális” asszisztencia
A „virtuális” szó egy jelző, ami a munkavégzés módjára, jellegére utal. Ez nem egy szakmai megnevezés tehát, ergo nem lehet egyértelműen kijelenteni, hogy egy virtuális asszisztens ezzel vagy azzal foglalkozik.
A VA-k szakterületei az egyéni kompetenciáik alapján változnak. Vannak, akik tipikusan irodavezetői, titkársági munkákat végeznek, vannak, akik pénzügyi adminisztrációra szakosodtak, de olyanok is, akik elsősorban, és/vagy online marketing jellegű szolgáltatásokat kínálnak. Ebben nagyon vegyes a kép.
A virtuális asszisztencia tehát nem egy önálló, kézzelfogható szakma, amit jól mutat ez a VA képzés is. A tematikát megvizsgálva kiderül, hogy lényegében ez egy olyan tanfolyam, ami leginkább a vállalkozói létre, és az ügyfélszerzésre készít fel.
Vállalkozói jogviszony
A virtuális asszisztensek nem főállású vagy részmunkaidős munkavállalók. Vállalkozóként űzik a tevékenységüket, így több ügyfelük is lehet párhuzamosan. Az ügyfelekkel óradíjas elszámolással, konkrét feladatok elvégzésére szerződnek. Önállóan dolgoznak, rugalmasan, otthonról vagy akár co-working irodából. Saját maguk osztják be az idejüket, a feladatokat, hiszen több ügyfelük is van, akiknek meg kell felelniük.
Fontos tehát látnod, hogy egy VA soha nem lesz a beosztottad, nem fog neked kávét főzni vagy kiszaladni a postára, nem fog ugrásra készen állva várni a feladatokra. Érdemes ezt mérlegelned, mielőtt virtuális asszisztens megbízása mellett döntesz. Ha te az a típus vagy, aki szereti maga mellett tudni a beosztottait, szájbarágni a feladatokat és sűrűn ellenőrizni az elvégzésüket, akkor egy VA biztosan nem neked való.
Kinek ajánlott a virtuális asszisztens?
Virtuális asszisztenssel együtt dolgozni annak ajánlott, akinek nincs szüksége napi nyolc órában segítségre. Akinek vannak olyan feladatai, amiket szívesen delegálna, de azok nem teszik ki egy főállású, de még csak egy részmunkaidős munkavállaló munkaidejét sem.
Olyan megbízóknak, akik haladnak a korral, és mernek élni a digitális világ adta lehetőségekkel. Ebben az együttműködésben ugyanis több lesz az online kapcsolattartás, és a digitális eszközök, például fájlmegosztó alkalmazások használata, mint a papíralapú kommunikáció. Ehhez pedig a megbízónak is alkalmazkodnia kell.
Nataliya Vaitkevich fotója a Pexels oldaláról
Hogyan válassz virtuális asszisztenst?
A virtuális asszisztenseknél is igaz az, amit korábban a szolgáltatóválasztásról írtam. A hitelesség és bizalom elsődleges szempont a döntésnél, hiszen a saját vállalkozásod feladatait bízod valaki másra. Fontos, hogy minél több előzetes információhoz juss, így érdemes megnézned a jelöltek honlapjait, közösségi oldalait, és összehasonlítani őket.
A kínálati piac feltérképezése során találkozni fogsz néhány remek és több átlagos weboldallal, továbbá számtalan sablonos, egymáshoz nagyon hasonló önéletrajzzal. Amire különös figyelmet kell szentelned, az a virtuális asszisztensek kommunikációja, ebből ugyanis sok-sok információt tudsz kiolvasni. Figyeld meg, kinek milyen a stílusa, milyen a helyesírása, miről blogol és miket posztol. Ha valaki nem ír, nem posztol, nincs „jelen” az online térben, az is árulkodó lehet. Hidd el, ez egy nagyon jó szűrő, különösen akkor, ha épp a közösségi média kommunikációdat, vagy esetleg a blogcikkek írását szeretnéd kiszervezni.
Itt jegyzem meg, mert fontos tudnod, hogy a VA-k többsége nem marketinges, nem szövegíró és nem közösségi média menedzser, annak ellenére, hogy blogolást vagy posztírást is vállalnak. Érdemes tehát mérlegelned, hogy olyasvalakire van szükséged, aki egyszerűen csak helyetted posztolgat, vagy olyan szakemberre, aki konkrét, számokban mérhető eredményeket generálhat. Azaz elég neked egy virtuális asszisztens segítsége, vagy tapasztalt marketingszakemberre van szükséged. Ha esetleg bizonytalan vagy, feltétlen olvasd el EZT a cikket, amit az online marketing területén dolgozó szakemberek feladatairól, és hatáskörükről írtam.
Biztosan VA kell neked?
Mielőtt virtuális asszisztens keresése mellett döntesz, arra biztatlak, hogy ülj le, és vedd számba a feladataidat. Írd össze, milyen konkrét teendőket tudsz és akarsz delegálni! Írd melléjük az elvárt eredményeket, és a feladatok elvégzéséhez szükséges végzettségeket, képességeket, készségeket. A lista végére jó eséllyel látni fogod, hogy milyen mélységű szakértelemre van szükség a feladatok elvégzéséhez, és hogy egyetlen virtuális asszisztens képes-e minden feladatot egymaga ellátni.
Ezt követően nekiállhatsz a keresésnek és ajánlatkérésnek. Ezen a ponton derül majd ki ténylegesen, hogy az elképzeléseid mennyire találkoznak a lehetőségekkel. Lehetséges, hogy a feladatok sokszínűsége miatt végül nem egy, hanem több VA-val is együtt fogsz dolgozni, de az is kiderülhet, hogy számodra nem egy virtuális asszisztens lesz a legjobb választás.
Gondolkodj, mérlegelj, dönts és vidd sikerre a vállalkozásod!
